• Kei Tomoda

【コラム】面倒なスケジュール調整から解放される「オープンスケジュール」のすすめ

更新日:5日前

前回のコラム「2拠点居住」連載で、移動が伴う生活を送る二拠点居住生活者は何かと忙しく、実はタスクが多いと書いた。


✓勤務時間という概念から卒業

✓予定もタスクも同じ場所で管理&記録


これらを実践していただくと、時間の使い方がぐっと変わってくる。


長年の経験や思い込みで、自分の大切な時間を無駄に使っていないか、今一度見直してみるのがおすすめだ。


また、タスクも予定も丸ごと同じ場所で記録して管理するという方法は、頭の中に余白が生まれるので、生産性が上がるはず。

ぜひとも試してみてもらいたい。


今回のコラムでは、スケジュール調整の煩わしさから解放されたいと思っている人に、「自由になるオープンスケジュールのすすめ」。



スケジュール調整はとにかく面倒


アポイントメント、会議などの予定を合わせる作業はかなり面倒で何しろ時間がかかる。


まずは自分のスケジュールを確認し空いている時間をリストアップ。

そして候補日を提出し返答してもらう、という手順で日程調節をされている人は多いはず。


相手の返信を待つ必要もあり、何往復もやりとりすることで多くの時間を取られてしまったり…


そして同席者が増えれば増えるほど作業コストも増加する。


1つの予定が変更になったことで、他のスケジュールの調整に一日費やしてしまった・・・

今日やるべき仕事が出来なかった・・・という経験はだれしもあるのではないだろうか。


日程調節に使う時間と労力を削減し、本当にやりたいことのために時間を使いたい人に試して欲しいのが


仕事やプライベート、自分の時間に大きく関わる人全てに対してスケジュールを公開する「オープンスケジュール」。


①スケジュールを確認、空いている時間をリストアップ

②候補日を提出

③返答

④①~③を何往復


オープンスケジュールでは、この①~④の工程がごっそり不要になる。



オープンスケジュールって?

「予定もタスクも同じ場所で管理&記録」をふまえて、家族をはじめ、必要な関係者すべて自分がスケジュール管理しているツールを公開する。 ただそれだけ。 また、コアメンバーは了承なしで、私のスケジュールに予定を書き込むことができるようにしている。

一緒に働いている人は、私を自由に使ってもらっていい。 仮に変な予定が入ったら、これは何故かと聞けばいいだけの話だ。

逆に言えば、私自身も私のスケジュールに自分の予約を入れる。 自分にアポイントメントを取るイメージだ。


ちなみに、現在私は家族含めて、10~12人にスケジュールを公開している。

私はみんな(自分を含め)が入れてくれるスケジュール通りに動けばいい。



オープンでフラットな関係作り(メリット)


「いつ何をしているか」」「誰と会っているのか」をオープンにすると、人となりが分かり安心感につながる。

私自身も予定が公開されていることで、おかしなことは出来ないというのもある(笑)。



お互いの時間を奪わない(メリット)


スケジュール調整というのは、自分の時間も削られるが相手の時間も奪っているということを忘れてはならない。


自分が煩わしいと感じているということは、その相手も同じように感じているはず。

オープンスケジュールだと、相手は空き状況から予定を入れられるので、自分の予定もその場で確定することが出来る。 自分の時間は大事だが、相手の時間に敬意を払う。 これはもっと大事なことだと思う。


オープンスケジュールでは、お互いの時間を奪い合わずに済む。



仕事もプライベートも情報はオープンだと困ることは?(デメリット)


ビジネスもプライベートも区別せず、自身のスケジュールはパブリックでいいというのが私の考え。

自分しか分からない情報が多いほど、相手は確認事項が増える。 情報開示しておく事で避けられる事は多い。

進捗状況などもログに残しておくといいかもしれない。


様々なプロジェクト(会社)に関わっている以上、その他の関係性が明らかになる可能性がある。 守秘義務上、それがまずい場合もあるはず。 プライベートを知られたくない人は、見えることが嫌な人もいるはず。

ただGoogleカレンダーなら、詳細を表示せず「予定あり」とだけ示すこともできる。


一方で、他の仕事が見えることのメリットもある。

「友田さん、○○さんとも一緒に仕事しているのですか?○○さんに××の案件でコンタクトしたいので、つないでもらえませんか?」

というような、クライアントの役に立てることも多々ある。


また、個人的にはプライベートもある程度見えた方が気づかい合える関係性を作れると思う。 「子ども病院」などの予定が入っていると「お子さん大丈夫ですか?」と声をかけてもらえることも多い。


Facebookで仕事上つながりであっても、プライベートの投稿がある人には親近感が湧きやすいと思う。 プライベートの部分が見えてくると仕事上もスムーズにいくことが多い。



まとめ

タイムイズマネーではなく、タイムイズモアザンマネーの時代。 オープンスケジュールは、自分の時間も相手の時間も大切にする考え方。

時間はお金と違い、増やすこともできず、貯めておくこともできない。

誰にでも平等にある時間だが、その時間をどう使うかが生き方そのものの充実につながる。

近年、「Well-being」という言葉をよく耳にすることが多いが、よりよい人生を歩んでいくためには、お金よりもどのような時間の使い方をするのかが、大きく関係していると感じる。


「Well-being」と「時間」の関係性については、また別の機会に考え方を整理して、コラムにしたい。

皆さんが、タイムマネジメントについて、考えるキッカケになれば、嬉しい。

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